Tijdregistratie binnen je bedrijf doe je zo!

Tijdregistratie is voor ieder bedrijf een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Niet alleen is het wettelijk verplicht om de gewerkte (en absente) uren van je werknemers bij te houden en kan de inspectie hier dus naar vragen, maar een goede registratie van de gewerkte uren van je werknemers kan ook zeer interessante en waardevolle inzichten bieden. Het kan daarom een goed idee zijn om meer te registreren dan alleen noodzakelijk is: inzicht in de locaties waar je werknemers zich regelmatig bevinden en in hun voorkeur naar pauzetijden kan een inzicht zijn waaruit veel baten te halen zijn. Maar: hoe doe je dit op de juiste manier?  

Urenregistratie bij vaste contracten  

In het geval dat je in een sector werkt waar voornamelijk of misschien zelfs exclusief vaste contracten met vaste tijden aanwezig zijn is urenregistratie vrij gemakkelijk. Je kunt in dit geval de gewerkte uren namelijk makkelijk extrapoleren uit de contracturen en reguliere pauzetijden, en zodoende hoef je eigenlijk alleen maar een duidelijke administratie van afwezigheid in de vorm van vakantie, verlof of ziekteverzuim bij te houden. Wel kun je er natuurlijk voor kiezen om meer bij te houden, door bijvoorbeeld gebruik te maken van de data die van toegangspasjes voor het pand komt. Zo kun je bijvoorbeeld zien waar je werknemers voorkeur qua locatie naar uitgaat, en hierop anticiperen door op die locaties meer of betere voorzieningen te plaatsen. Ook kun je op basis daarvan voorzichtige uitspraken over de werkzaamheden van werknemers doen: zo zal iemand die weinig op kantoor is misschien veel bezig zijn met acquisitie. 

Urenregistratie met wisselende en/of afwijkende uren  

In het geval dat je werkzaam bent in een sector met veel verschillen in gemaakte uren per week, zoals bijvoorbeeld een supermarkt of een vrachtbedrijf, zal een juiste urenregistratie personeel aanzienlijk meer werk zijn. In dit geval kun je namelijk weinig data extrapoleren, en zul je zodoende uur voor uur moeten bijhouden welke werknemers werken. Hiervoor zijn verschillende manieren. Een erg populaire manier is de prikklok, waarbij werknemers zelf met een pasje of code aangeven wanneer zij beginnen met werken, pauze houden, en wanneer zij weer richting huis gaan. Hierbij kan een urenregistratiesysteem meteen dienen als de basis voor het loonsysteem. Nadeel is wel dat dit vanuit de werknemers ook secuur werk vraagt: als zij regelmatig vergeten dit te doen is dat voor alle partijen immers nadelig.